Secrétaire | Loisirs et culture

La Municipalité de Rawdon est à la recherche d’un(e) secrétaire pour soutenir, pour une période indéterminée, son Service des loisirs et de la culture.

Votre défi

Sous l’autorité de la directrice du Service des loisirs et de la culture, le rôle principal du salarié de cette fonction consiste à remplir les tâches de secrétariat reliées à ce service.

Exemples de tâches à accomplir

• Recevoir les courriels et appels téléphoniques, accueillir et diriger les visiteurs vers le personnel désigné, répondre aux demandes de renseignements courantes et prendre les messages
• Ouvrir et distribuer le courrier postal et le courrier électronique ou autre document destiné au service ainsi qu’aux organismes et autres services internes ou externes, le cas échéant
• Effectuer la rédaction, la révision et la mise en page de différents documents tels que la programmation des loisirs, différents contrats de citoyens et d’organismes, etc
• Effectuer les inscriptions aux activités et faire le suivi auprès des participants et des professeurs
• Procéder aux encaissements et balancer les caisses
• Traiter des factures, émettre les commandes et en assurer le suivi administratif
• Émettre des rapports d’inscription et de fréquentation aux activités, compiler, s’il y a lieu, des données, des statistiques ou autres renseignements et effectuer des recherches, s’ils s’avèrent nécessaires
• Procéder aux réservations de salles et faire les contrats s’y rattachant, ainsi que la production d’un calendrier hebdomadaire des locations
• Produire les calendriers événements du service
• Procéder aux réservations d’équipements pour différents événements internes et externe et en tenir l’inventaire à jour
• Effectuer le traitement des requêtes formulées par la clientèle ou les citoyens et en assurer la transmission, lorsque requis
• Préparer, corriger et transcrire au traitement de texte (à partir de brouillons, de textes manuscrits ou autres) les lettres, textes, rapports et tout document relatifs au service
• Assurer un soutien logistique, s’il y a lieu, à la préparation des réunions, des conférences, lors des déplacements, des voyages ou des formations du personnel du service et effectuer les réservations nécessaires
• Effectuer des travaux de photocopies et de classement et d’archivage selon les règles établies
• Recueillir, préparer et assurer le suivi mensuel des assurances et des contrats
• Assurer les tâches administratives telles que l’émission des commandes, signature de documents, demande d’émission de chèques, suivis, etc
• Assurer la fourniture des divers articles de papeterie et articles de bureau nécessaires au service et préparer les bons de commande

Les tâches mentionnées précédemment reflètent les caractéristiques de l’emploi identifié et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes.

Exigences

• DEP en Secrétariat
• Détenir un minimum d’une année d’expérience dans le milieu des loisirs municipaux, constitue un atout majeur ou toute combinaison d’expérience et de formation jugée pertinente et en lien avec le poste
• Excellente connaissance des outils informatiques (Word, Excel, Outlook, Publisher, constitue un atout)
• Connaissance du logiciel Accès-Cité Loisirs, constitue un atout majeur
• Excellente maîtrise du français
• Excellent sens du service à la clientèle
• Initiative et autonomie très développées
• Facilité d’adaptation et capacité à travailler sous pression lors d’imprévus
• Rigueur, minutie et discrétion

Conditions de travail et salaire

• Salaire: 28,11 $/ heure (selon la convention collective en vigueur)
• 35 heures par semaine 
• Poste auxiliaire à temps complet (à durée indéterminée)
• Horaire d'été

Informations générales

Lieu de travail:

Hôtel de ville
3647, rue Queen

Supérieure immédiate:

Directrice | Service des loisirs et de la culture

Pour postuler

Les candidats peuvent être soumis à une épreuve destinée à vérifier s’ils répondent aux exigences normales du poste concerné.
Notez que seuls les candidats retenus seront contactés. Ce poste s’adresse autant aux femmes qu’aux hommes. Le générique masculin est utilisé uniquement dans le but d’alléger le texte.