Secrétaire | Travaux publics

La Municipalité de Rawdon recherche une personne organisée et polyvalente pour assurer un soutien administratif au Service des travaux publics au sein d’un environnement dynamique et stimulant.

Votre défi

Sous l’autorité du directeur des Travaux publics, le rôle principal du salarié consiste à assister celui-ci dans le cadre des tâches administratives du service. Le salarié effectue le secrétariat et s’assure du suivi des demandes formulées par les citoyens et la clientèle.

Exemples de tâches à accomplir

• Préparer, rédiger, saisir à l’ordinateur, réviser et relire des documents tels que : de la correspondance, des factures, des permis de voirie, des constats d’infractions et d’autres documents connexes (à partir de notes, dictées ou textes manuscrits) et en fait la vérification, la distribution et le classement
• Assurer le suivi des dossiers administratifs, surveiller les échéanciers, effectuer les rappels, obtenir les informations demandées dans les délais prescrits
• Ouvrir et distribuer le courrier postal et électronique et les autres documents reçus et coordonner la circulation des renseignements à l’interne et avec d’autres services et organismes
• Répondre aux demandes de renseignements reçues par téléphone et par courrier électronique et transmettre les appels téléphoniques et les messages
• Fournir les renseignements généraux aux citoyens concernant les directives, les diverses opérations, la réglementation et fournir les explications ou les précisions
• Établir et tenir des systèmes manuels et informatisés de classement des dossiers d’information
• Consigner et préparer les procès-verbaux des comités auxquels assistent les cadres de son service
• Compiler, s’il y a lieu, des données, des statistiques et d’autres renseignements et effectuer, si nécessaire, des recherches
• Préparer les dossiers nécessaires aux rencontres de son supérieur
• Tenir à jour l’agenda de son supérieur et des membres du service, convoquer les personnes concernées aux rendez-vous, planifier et faire les arrangements requis pour la tenue de réunions et rendez-vous de son supérieur
• Vérifier les factures reliées aux services professionnels, rédiger les certificats de paiement et les acheminer au Service des finances avec les documents requis et complétés
• Traiter les requêtes de tout ordre relatives au service, formuler un résumé des situations, transmettre celles-ci à la personne concernée et effectuer leur suivi, lorsque nécessaire
• Préparer les demandes de branchement et prolongement des services, percevoir les sommes exigibles et assurer le suivi auprès du service des finances aux fins de taxation et d’évaluation
• Préparer selon un modèle et saisir à l’ordinateur les appels d’offres relatives à la fourniture de matériels, de matériaux, d’équipements et de services professionnels et en assurer le suivi
• Effectuer des travaux de recherche, recueillir des données provenant de diverses sources afin de permettre la rédaction des rapports, articles, correspondances, etc., servant à compléter des dossiers ou à fournir de l’information
• Organiser les voyages ou les formations des membres de son service et faire les réservations nécessaires
• Organiser, s’il y a lieu, des conférences ou des réunions
• Surveiller et former, s’il y a lieu, d’autres employés ou stagiaires en ce qui a trait aux méthodes de travail et à l’utilisation de logiciels courants
• Effectuer des travaux de photocopies et de classement
• Commander les fournitures de bureau et en tenir l’inventaire du service

Les tâches mentionnées précédemment reflètent les caractéristiques de l’emploi identifié et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes.

Exigences

• DEC en Bureautique ou DEP en Secrétariat
• Posséder un minimum de 2 années d’expérience pertinente dans le milieu municipal
• Excellente connaissance des outils informatiques (Word, Excel, Outlook)
• Connaissance du logiciel Accès-Cité Territoire, un atout majeur
• Excellente maîtrise du français et anglais fonctionnel
• Excellent sens du service à la clientèle
• Capacité à travailler sous pression lors d’imprévus
• Facilité d’adaptation et habileté à travailler pour plusieurs directions
• Minutie et discrétion

Conditions de travail et salaire

• 35 heures par semaine
• Salaire à partir de 30.13 $ /heure (selon la convention collective en vigueur)
• Assurances collectives complètes
• Régime de retraite concurrentiel
• Programme d’aide aux employés
• Banques de congés

Informations générales

Lieu de travail

Hôtel de ville
3647, rue Queen

Supérieur immédiat

Directeur des Travaux publics

Les candidats peuvent être soumis à une épreuve destinée à vérifier s’ils répondent aux exigences normales du poste concerné. Notez que seuls les candidats retenus seront contactés. Ce poste s’adresse autant aux femmes qu’aux hommes. Le générique masculin est utilisé uniquement dans le but d’alléger le texte.